传统的纸质档案管理固然有其特有的优势，在不断地企业发展中，电子档案管理软件能够更好的实现档案的分类、高效查看、备份和收集等功能。相比较于大型企业而言，这一类软件的实施是否足够重要?需要进行分析之后再做界定。

       对于任何企业来说，做好企业员工档案、项目档案、交易会计档案的记录和管理是非常重要的，不仅能够很好的提高企业的整体管理能力，也是对企业自身员工利益的一种保障，同时也是对企业发展历程的一种记录。每一份档案对于企业而言都是至关重要的。进行整体的统一管理，是内部自身和外在条件的共同影响。

一、电子档案管理软件的必要性

       使用一款软件它所能够带来的帮助对于企业自身而言是巨大的同时，那么在符合时代发展规律下，它也有其使用的必要性。这一点在电子档案管理软件的应用中也能够很好的反映出来。

1、提高办公效率

       电子档案管理软件是将所有的信息进行数据化的改变，使其不再局限于单纯的纸质存储，不管是企业管理人员的查看还是调用，都能够直接在系统当中实现调取，同时它还能够对不同类型的数据进行细致化的管理，使得企业员工在进行档案管理操作中，整体的工作效率可以得到很大方面的提高。

2、档案分类更加完善

       企业的档案类似是非常丰富的，涵盖了项目、交易、人员、合同等多类型的档案。在传统的管理发展中，人员往往做不到更加详细的分类管理。通过电子档案管理软件它的强大数据分析，能够将不同的档案按照一定的规律来排列整理。这样即便是一份完整的企业档案文件，它所覆盖的范围更广，会出现在不同的档案管理模块中。

3、信息安全保密性更强

       区别于传统的人工管理，该系统直接是通过操作人员的管理者账号来进行查看和工作，其他人员是无权进入的，所以这极大的提高了档案信息的安全性，并且保密性也更强。它直接规避了传统人员管理中通过口头传递的泄露。当出现问题的时候，能够实现权责分明，明确的掌握责任人。

4、时代发展诉求

       高性价比的电子档案管理软件作为一种新兴的管理软件，它的出现是信息时代的产物，并不是说企业不适用就会被淘汰，而是在这样的是趋势下，当同行的竞争力都在不断上升时，能改变的只有企业本身。新世纪的竞争是人才的竞争、是信息流的竞争、也是时间的竞争。

       谁掌握了更高的工作效率、更优质的人才、更全面的信息，就能够在市场当中占据更有利的发展地位。使用电子档案管理软件是企业的一种探索，是值得鼓励的选择。